ارسال گروهی صورتحساب الکترونیک با اکسل: راهنمای مرحله‌به‌مرحله
فایل اکسل را بارگذاری کنید، پیش از ارسال بررسی شود و موارد دارای خطا را یک‌جا اصلاح کنید. ساختار فایل، محدودیت‌ها، وضعیت‌ها، هزینه و اشتباه‌های رایج.
اگر روزانه ده‌ها یا صدها صورتحساب دارید، وارد کردن یکی‌یکی آن‌ها در فرم وقت‌گیر است. پنل تیپینتا بخشی به نام ارسال گروهی صورتحساب دارد: یک فایل Excel بارگذاری می‌کنید، پنل پیش از هر هزینه‌ای فایل را بررسی می‌کند، و بعد صورتحساب‌های معتبر را ثبت و برای سامانه مؤدیان ارسال می‌کند. موارد دارای خطا از بین نمی‌روند؛ در همان صفحه می‌مانند تا اصلاح‌شان کنید. این مقاله ساختار فایل، قواعد، محدودیت‌ها، وضعیت‌ها و اشتباه‌های رایج را توضیح می‌دهد.
توضیح‌های این مقاله بر اساس رفتار فعلی صفحه‌ی ارسال گروهی پنل تیپینتا و سند فنی سامانه مؤدیان (نسخه‌ی ۷٫۹، تیر ۱۴۰۵) است. جاهایی که دقیقاً به این دو متکی نیست با «برداشت ما» مشخص شده است. اگر هنوز با کلیات آشنا نیستید، اول صورتحساب الکترونیک چیست؟ را بخوانید.
ارسال گروهی چیست و چه زمانی به آن نیاز دارید؟
ارسال گروهی یعنی به‌جای پر کردن مراحل فرم برای هر صورتحساب، همه را در یک فایل Excel (فرمت xlsx) می‌نویسید و یک‌جا بارگذاری می‌کنید. مسیر ثبت دقیقاً همان مسیر فرم است: همان قواعد اعتبارسنجی، همان ساخت شماره مالیاتی و همان ارسال. فقط ورودی فرق دارد. این روش وقتی مفید است که:
- تعداد صورتحساب‌ها زیاد است (مثلاً فروش روزانه یا ماهانه‌ی انبوه).
- داده را از نرم‌افزار حسابداری یا گزارش فروش خودتان به‌صورت جدول Excel دارید.
- می‌خواهید قبل از ارسال، یک‌جا ببینید کدام صورتحساب‌ها خطا دارند.
اگر ماهی چند صورتحساب دارید، فرم تکی ساده‌تر و کم‌خطاتر است. فایل هم یک وابستگی ایجاد می‌کند: باید عنوان ستون‌ها و قالب مقدارها را درست رعایت کنید.
پیش از شروع: چه چیزهایی باید آماده باشد؟
- شماره اقتصادی در حساب شما ثبت شده باشد. اگر شماره اقتصادی فایل در فهرست حساب شما نباشد، آن صورتحساب «نیاز به اصلاح» می‌شود.
- شناسه کالا یا خدمت هر قلم را داشته باشید. با ابزار جستجوی شناسه کالا و خدمت پیدا می‌شود و اگر خطا گرفتید، راهنمای خطاهای شناسه کمک می‌کند.
- الگو و نوع هر صورتحساب را بدانید. برای انتخاب الگو، راهنمای انتخاب الگوی مناسب فعالیت شما را ببینید.
- اعتبار حساب کافی باشد. اگر برای حساب شما هزینه‌ی ثبت هر صورتحساب تعریف شده، پنل هزینه‌ی تقریبی را نشان می‌دهد. اگر اعتبار کم باشد، ثبت تا جایی که اعتبار هست انجام می‌شود و بقیه «منتظر اعتبار» می‌مانند.
- فایل نمونه را دانلود کنید. در صفحه‌ی ارسال گروهی پیوند «دانلود فایل نمونه» هست (دانلود مستقیم فایل نمونه).
فایل نمونه چه ساختاری دارد؟
فایل نمونه دو برگ دارد: برگ اصلی (Invoices) که چند صورتحساب نمونه در آن است، و برگ راهنما که هر ستون را توضیح می‌دهد. ستون‌های نمونه این اطلاعات را می‌گیرند:
| اطلاعات | توضیح |
|---|---|
| شناسه‌ی صورتحساب در سیستم شما | ردیف‌های هم‌شناسه یک صورتحساب‌اند؛ جلوی ثبت تکراری هم با همین گرفته می‌شود. |
| شماره اقتصادی فروشنده | باید یکی از شماره‌های ثبت‌شده‌ی شما باشد. اگر خالی بماند، شماره اقتصادی پیش‌فرض فرم استفاده می‌شود. |
| نوع صورتحساب، الگو، موضوع، نوع خریدار | همان انتخاب‌های مرحله‌ی اول فرم (موضوع «اصلی» پیش‌فرض است). |
| تاریخ و زمان صدور | میلادی یا شمسی، با ساعت ایران. |
| شناسه کالا یا خدمت، شرح، تعداد، واحد | مشخصات هر قلم. |
| مبلغ واحد، تخفیف، نرخ مالیات | مبالغ هر قلم. برای کالای معاف، نرخ مالیات را صفر بنویسید. |
| اطلاعات خریدار | شماره اقتصادی، کد یا شناسه ملی و کد پستی. در نوع اول لازم است. |
| ستون‌های محاسباتی (جمع‌ها، مالیات قلم) | لازم نیست بنویسید؛ پنل مثل فرم حساب می‌کند. |
| شماره مالیاتی مرجع | فقط برای صورتحساب اصلاحی، ابطالی و برگشت از فروش. |
عنوان ستون‌ها را همان‌طور که در فایل نمونه هست نگه دارید. ستونی که پنل نشناسد نادیده گرفته می‌شود و در مرحله‌ی بررسی، فهرست ستون‌های نادیده‌گرفته‌شده را می‌بینید. پس اگر عنوان یک ستون مهم را عوض کنید، مقدار آن خوانده نمی‌شود و احتمالاً با خطای الزامی‌بودن همان اطلاعات روبه‌رو می‌شوید. یک نکته‌ی فنی ولی مهم: ستون‌های شناسه‌ها، شماره‌های اقتصادی، کد ملی و کد پستی را در Excel از نوع «Text» تنظیم کنید تا صفرهای ابتدایی حذف نشود.
مهم‌ترین قاعده: ردیف‌های هم‌شناسه یک صورتحساب‌اند
هر ردیف فایل «یک قلم» است، نه یک صورتحساب. اگر دو ردیف شناسه‌ی یکسان (و شماره اقتصادی یکسان) داشته باشند، پنل آن‌ها را دو قلمِ یک صورتحساب می‌داند. در فایل نمونه، صورتحساب ۱۰۰۱ دو ردیف دارد (دو کالا) و صورتحساب ۱۰۰۲ یک ردیف. نتیجه:
- اطلاعات سطح صورتحساب (نوع، الگو، موضوع، تاریخ، خریدار، روش تسویه) باید در همه‌ی ردیف‌های آن شناسه یکسان باشد. اگر یک ردیف تاریخ دیگری داشته باشد، پنل خطا می‌دهد و چیزی را بی‌صدا انتخاب نمی‌کند.
- اطلاعات قلم (کالا، تعداد، مبلغ، نرخ) در هر ردیف جدا می‌آید.
- اگر ستون شناسه هست، در هیچ ردیفی نباید خالی باشد؛ یک ردیف بدون شناسه کل بارگذاری را متوقف می‌کند. همین‌طور شماره اقتصادی خالی یا نامعتبر (وقتی شماره اقتصادی پیش‌فرض هم انتخاب نشده). اگر ستون شناسه را نگذارید، هر ردیف یک صورتحساب جدا حساب می‌شود و محافظت در برابر ثبت تکراری وجود ندارد؛ پنل همین را هشدار می‌دهد. توصیه‌ی ما این است که همیشه شناسه بگذارید.
- شناسه‌ی صورتحسابی که با همان شماره اقتصادی قبلاً بارگذاری شده، دوباره ثبت نمی‌شود و در بخش «تکراری» می‌آید. برای یک صورتحساب جدید، شناسه‌ی جدید بدهید.
تاریخ، عدد و مبلغ‌ها
- تاریخ و زمان صدور را می‌توانید میلادی (مثل ۲۰۲۶-۱۰-۱۴ ۰۹:۳۰:۰۰) یا شمسی (مثل ۱۴۰۵/۰۷/۲۲ ۰۹:۳۰:۰۰) بنویسید. اگر منطقه‌ی زمانی نیاید، ساعت ایران فرض می‌شود.
- ارقام فارسی و عربی و جداکننده‌ی هزارگان پذیرفته می‌شود.
- مبلغ‌های هر قلم و جمع‌ها را پنل مثل فرم از روی تعداد، مبلغ واحد، تخفیف و نرخ مالیات حساب می‌کند. اگر خودتان مبلغ بنویسید و درست نباشد، قواعد اعتبارسنجی آن را گزارش می‌کنند؛ چیزی بی‌صدا تغییر نمی‌کند.
- نرخ مالیات را باید بنویسید. برای کالای معاف صفر بنویسید. در الگوهایی مثل صادرات، بورس کالا و فروش زنجیره نرخ همیشه صفر است.
مراحل ارسال گروهی در پنل تیپینتا
- بارگذاری فایل: در صفحه‌ی «ارسال گروهی صورتحساب»، در صورت نیاز شماره اقتصادی پیش‌فرض را انتخاب کنید (برای ردیف‌هایی که ستون شماره اقتصادی ندارند)، فایل xlsx را انتخاب کنید و «بارگذاری و بررسی» را بزنید.
- بررسی اولیه: پنل نشان می‌دهد چند صورتحساب ثبت شد، چند تا بدون خطا است، چند تا نیاز به اصلاح دارد، چند تا تکراری است، جمع مبلغ و هزینه‌ی تقریبی چقدر است و کدام ستون‌ها نادیده گرفته شد. تا این‌جا هیچ هزینه‌ای کسر نشده و چیزی ارسال نشده است.
- شروع ثبت و ارسال: با این دکمه صورتحساب‌های معتبر ثبت و برای سامانه مؤدیان ارسال می‌شوند. اعتبار هم از همین‌جا کسر می‌شود.
- پیگیری نتیجه: صفحه‌ی نتیجه به‌صورت خودکار تازه می‌شود. فیلترهای وضعیت و جستجوی شناسه یا شماره مالیاتی دارد.
- اصلاح موارد دارای خطا: هر صورتحساب را ویرایش کنید یا خطاهای تکراری را یک‌جا اصلاح کنید (بخش بعدی).
توصیه‌ی عملی: برای بار اول، فایلی با ۲ یا ۳ صورتحساب بفرستید و نتیجه را ببینید. اگر ستون‌ها و قالب‌ها درست باشند، آن‌وقت فایل اصلی را بارگذاری کنید.
وضعیت‌های صورتحساب بعد از بارگذاری
| وضعیت | یعنی چه؟ | چه کنید؟ |
|---|---|---|
| آماده‌ی شروع | بررسی اولیه گذشته و منتظر زدن «شروع» است. | «شروع ثبت و ارسال» را بزنید. |
| در انتظار ثبت | در صف اعتبارسنجی و ثبت است. | صبر کنید؛ صفحه خودکار تازه می‌شود. |
| نیاز به اصلاح | اعتبارسنجی خطا پیدا کرده است. | ویرایش یا اصلاح گروهی، سپس تلاش دوباره. |
| تأیید مبلغ | مبلغ این صورتحساب بیشتر از معمول شماست. | اگر مبلغ درست است تأیید کنید؛ وگرنه اصلاحش کنید. |
| منتظر اعتبار | اعتبار حساب کافی نبوده است. | اعتبار را افزایش دهید و «ادامه» را بزنید. |
| در صف ارسال | ثبت شده و در صف ارسال به سامانه مؤدیان است. | صبر کنید. |
| منتظر استعلام | ارسال شده و نتیجه‌ی سامانه مؤدیان هنوز نیامده. | صبر کنید. توضیح در راهنمای وضعیت صورتحساب. |
| تأیید نهایی | سامانه مؤدیان صورتحساب را تأیید کرده است. | کاری لازم نیست. |
| خطا | سامانه مؤدیان خطا برگردانده است. | جزئیات را در «مشاهده کامل» بخوانید. |
اصلاح خطاها: ویرایش، اصلاح گروهی و تلاش دوباره
- ویرایش یک صورتحساب: سطح صورتحساب و تک‌تک اقلام را در یک فرم می‌بینید، تغییر می‌دهید و «ذخیره و اعتبارسنجی دوباره» را می‌زنید.
- اصلاح گروهی: پنل خطاهای رایج را با تعداد گروه‌بندی می‌کند. اگر یک خطا در چند صورتحساب تکرار شده (مثلاً یک نرخ مالیات اشتباه)، یک مقدار جدید برای آن مورد می‌دهید و روی همه‌ی صورتحساب‌های همان خطا اعمال می‌شود. مقدار خالی یعنی حذف آن مقدار. پیش از اعمال، پنل تأیید می‌خواهد.
- تلاش دوباره: همه‌ی «نیاز به اصلاح»ها دوباره بررسی می‌شوند؛ مثلاً بعد از اینکه یک شماره اقتصادی را به حساب اضافه کردید.
- حذف موارد دارای خطا: آن صورتحساب‌ها از این دسته حذف می‌شوند و ارسال نمی‌شوند. آنهایی که قبلاً ثبت شده‌اند دست نمی‌خورند.
محدودیت‌های فایل
| محدودیت | مقدار |
|---|---|
| فرمت فایل | فقط xlsx (Excel) |
| حجم فایل | حداکثر ۵ مگابایت |
| ردیف‌های فایل | حداکثر ۲۰٬۰۰۰ ردیف |
| صورتحساب در هر فایل | حداکثر ۵٬۰۰۰ صورتحساب (بیشتر از آن را به چند فایل تقسیم کنید) |
| اقلام هر صورتحساب | حداکثر ۵۰۰ قلم |
| طول هر خانه | حداکثر ۴۰۰ نویسه |
این سقف‌ها بر اساس تنظیمات فعلی پنل است و ممکن است در نسخه‌های بعدی تغییر کند.
هزینه و اعتبار
در مرحله‌ی بررسی اولیه، پنل «هزینه‌ی تقریبی» و اعتبار فعلی شما را کنار هم می‌گذارد. ثبت هر صورتحساب پس از «شروع» انجام می‌شود و اعتبار همان لحظه کسر می‌شود. پنل اعتبار را پیش از ساخت شماره مالیاتی بررسی می‌کند تا برای صورتحساب‌هایی که اعتبارشان کافی نیست، شماره مصرف نشود. اگر اعتبار تمام شود، ثبت متوقف و بقیه «منتظر اعتبار» می‌شوند؛ پس از افزایش اعتبار، «ادامه» را می‌زنید. مبلغ هزینه‌ی هر صورتحساب را این مقاله نمی‌گوید و باید از خود پنل ببینید.
مهلت ارسال و صورتحساب ماده ۹
اگر تاریخ صدور یک صورتحساب از مهلت مجاز ارسال گذشته باشد، پنل در مرحله‌ی بررسی هشدار می‌دهد که آن به‌صورت «صورتحساب موضوع ماده ۹» ثبت می‌شود. پیامدهای آن را در مقاله‌ی ماده ۹ و جرایم ماده ۲۲ ببینید. نکته‌ی عملی: تاریخ صدور فایل را همان تاریخ واقعی فروش بنویسید و فایل‌های قدیمی را با فاصله‌ی زیاد بارگذاری نکنید.
اصلاحی، ابطالی و برگشت از فروش با فایل
برای موضوعی غیر از «اصلی»، شماره مالیاتی مرجع لازم است؛ اگر خالی باشد صورتحساب خطا می‌گیرد. در ابطالی، پنل اقلام و اطلاعات خریدار فایل را نمی‌خواند و فقط مرجع مهم است. قواعد هر موضوع در اصلاحی، ابطالی و برگشت از فروش آمده است؛ شماره مرجع را از شماره منحصربه‌فرد مالیاتی بردارید.
الگوهای خاص و ارسال گروهی: احتیاط لازم است
فایل نمونه برای صورتحساب‌های رایج ساخته شده است. بعضی الگوها اطلاعات اضافه می‌خواهند (مثل شناسه‌ی بیمه‌نامه یا شناسه‌ی قبض)، و پنل برای بخشی از آن‌ها ستون جداگانه می‌شناسد. اما فایل نمونه و برگ راهنما این ستون‌ها را نشان نمی‌دهند، و ما صحت پوشش کامل هر الگو را از طریق فایل بررسی نکرده‌ایم. توصیه‌ی عملی: برای الگوهای غیر از فروش معمولی، اول یک نمونه‌ی کوچک بفرستید، فهرست ستون‌های نادیده‌گرفته‌شده و خطاها را ببینید و اگر اطلاعات الگو جا نیفتاد، از فرم تکی استفاده کنید. فهرست الگوها: راهنمای الگوهای صورتحساب الکترونیک.
اشتباه‌های رایج در ارسال گروهی
| اشتباه | چرا مشکل‌ساز است؟ | چه کنید؟ |
|---|---|---|
| تغییر عنوان ستون‌ها | ستون ناشناخته نادیده گرفته می‌شود | عنوان‌ها را مثل فایل نمونه نگه دارید |
| شناسه‌ی صورتحساب خالی، یا یکسان برای صورتحساب‌های متفاوت | شناسه‌ی خالی بارگذاری را متوقف می‌کند؛ شناسه‌ی یکسان ردیف‌های متفاوت را یک صورتحساب می‌کند | برای هر صورتحساب یک شناسه‌ی یکتا بدهید |
| تاریخ یا خریدار متفاوت در ردیف‌های هم‌شناسه | اطلاعات سطح صورتحساب باید یکسان باشد | همه‌ی ردیف‌های آن شناسه را یکسان کنید |
| شماره اقتصادی خارج از حساب | آن صورتحساب «نیاز به اصلاح» می‌شود | شماره اقتصادی را در حساب ثبت کنید و «تلاش دوباره» بزنید |
| نرخ مالیات خالی | نرخ باید نوشته شود، برای معاف صفر | نرخ را بنویسید (یا با اصلاح گروهی پر کنید) |
| شناسه‌ی کالا یا شرح خالی | برای هر قلم الزامی است | شناسه را از ابزار جستجو بردارید |
| تاریخ نامعتبر | پنل نمی‌تواند تاریخ را بخواند | قالب میلادی یا شمسی نمونه را رعایت کنید |
| موضوع غیراصلی بدون شماره مالیاتی مرجع | مرجع الزامی است | شماره مالیاتی مرجع را بنویسید |
| فایل بیش از ۵ مگابایت یا بیش از ۵٬۰۰۰ صورتحساب | بارگذاری رد می‌شود | فایل را به چند فایل تقسیم کنید |
| شروع بدون خواندن بررسی اولیه | خطاها و موارد تکراری را نمی‌بینید | پیش از «شروع»، شمارنده‌ها را بخوانید |
پرسش‌های متداول
ارسال گروهی صورتحساب الکترونیک چیست؟
بارگذاری یک فایل Excel شامل چند صورتحساب که پنل آن‌ها را بررسی، ثبت و برای سامانه مؤدیان ارسال می‌کند.
فرمت فایل چیست؟
فقط xlsx، حداکثر ۵ مگابایت.
چند صورتحساب را می‌شود در یک فایل فرستاد؟
حداکثر ۵٬۰۰۰ صورتحساب و ۲۰٬۰۰۰ ردیف در هر فایل.
اگر یک صورتحساب چند قلم دارد چه کنم؟
برای هر قلم یک ردیف بنویسید و شناسه‌ی صورتحساب را در همه‌ی آن ردیف‌ها یکسان بگذارید.
آیا قبل از ارسال می‌توانم فایل را بررسی کنم؟
بله. بعد از بارگذاری، بررسی اولیه نشان می‌دهد چند صورتحساب بدون خطا است و تا «شروع» نزنید هزینه‌ای کسر یا ارسالی انجام نمی‌شود.
اگر چند صورتحساب خطا داشته باشند، همه متوقف می‌شوند؟
نه. موارد معتبر ثبت و ارسال می‌شوند و موارد دارای خطا برای اصلاح در همان صفحه می‌مانند.
یک خطای تکراری در چند صورتحساب را چطور اصلاح کنم؟
با «اصلاح گروهی»: مقدار جدید را یک‌بار می‌دهید و روی همه‌ی صورتحساب‌های دارای همان خطا اعمال می‌شود.
آیا فایل را دوباره بارگذاری کنم، صورتحساب‌ها دو بار ثبت می‌شوند؟
صورتحسابی که با همان شناسه و شماره اقتصادی قبلاً بارگذاری شده، دوباره ثبت نمی‌شود و در بخش «تکراری» می‌آید. پنل درباره‌ی بارگذاری دوباره‌ی همان فایل هم هشدار می‌دهد.
تاریخ را شمسی بنویسم یا میلادی؟
هر دو پذیرفته می‌شود؛ ساعت ایران فرض می‌شود.
آیا برای همه‌ی الگوها می‌شود از فایل استفاده کرد؟
فایل نمونه برای صورتحساب‌های رایج است. برای الگوهای خاص ابتدا یک نمونه‌ی کوچک را آزمایش کنید و در صورت نیاز از فرم تکی استفاده کنید.
جمع‌بندی
ارسال گروهی وقتی ارزش دارد که صورتحساب زیاد دارید و داده‌تان در جدول Excel است. قاعده‌ی کلیدی این است: ردیف‌های هم‌شناسه اقلام یک صورتحساب‌اند و اطلاعات سطح صورتحساب باید در آن‌ها یکسان باشد. عنوان ستون‌ها را مثل نمونه نگه دارید، ابتدا یک نمونه‌ی کوچک بفرستید و پیش از «شروع» شمارنده‌های بررسی اولیه را بخوانید. موارد دارای خطا نمی‌سوزند و با ویرایش یا اصلاح گروهی درست می‌شوند. این مقاله مشاوره‌ی مالیاتی نیست؛ برای موارد خاص با حسابدار و اطلاعیه‌ی رسمی سازمان امور مالیاتی تطبیق دهید.
مطالب مرتبط: صورتحساب نوع اول، صورتحساب نوع دوم، مالیات بر ارزش افزوده و سایر عوارض در صورتحساب و روش تسویه.
نظرات ۰
هنوز نظری ثبت نشده است. اولین نفر باشید!
