وضعیت صورتحساب الکترونیک یعنی چه؟ هر وضعیت و اقدام لازم برای مودی
بعد از ارسال صورتحساب، «در حال بررسی»، «موفق»، «رد شده» و «تأیید شده» یعنی چه؟ برای هر وضعیت می‌گوییم مودی چه کند، به مشتری چه بگوید و کجا ببیند.
صورتحساب را از پنل فرستاده‌اید و صفحه نوشته «ارسال شد». کار تمام است؟ نه کاملاً. «ارسال شد» یعنی صورتحساب به راه افتاده، نه اینکه سامانه مؤدیان آن را پذیرفته. بعد از ارسال، سامانه صورتحساب را بررسی می‌کند و یکی از چند جواب را می‌دهد. دانستن این جواب‌ها و اینکه هرکدام یعنی چه، همان چیزی است که این مقاله، یعنی وضعیت صورتحساب الکترونیک، برایتان روشن می‌کند.
اگر هنوز با روند کلی آشنا نیستید، اول سامانه مؤدیان چیست؟ را بخوانید. توضیح‌ها بر پایه‌ی راهنمای رسمی اتصال به سامانه مؤدیان (فروردین ۱۴۰۵) و سند فنی صدور صورتحساب (نسخه‌ی ۷٫۹) است. هرجا چیزی را خودمان نتیجه گرفته‌ایم، صریح گفته‌ایم.
بعد از «ارسال» چه اتفاقی می‌افتد؟
سه ایستگاه در راه است:
- صف: صورتحساب شما در نوبت بررسی می‌ایستد.
- بررسی: سامانه مؤدیان اطلاعات را کنترل می‌کند. طبق راهنمای رسمی، این بررسی گاهی بیشتر از ۱۰ ثانیه طول می‌کشد.
- نتیجه: صورتحساب یا ثبت می‌شود یا با ذکر دلیل رد می‌شود.
در پنل تیپینتا لازم نیست خودتان نتیجه را بپرسید؛ پنل وضعیت را دنبال می‌کند و نتیجه را نشانتان می‌دهد.
پنج نتیجه‌ی ممکن بعد از بررسی
| نتیجه | یعنی چه؟ | شما چه کنید؟ |
|---|---|---|
| در حال بررسی | صورتحساب هنوز در صف است و بررسی‌اش تمام نشده | صبر کنید و دوباره نگاه کنید. دوباره نفرستید |
| موفق | خطایی نبود و صورتحساب در کارپوشه ثبت شد | شماره پیگیری را نگه دارید. کار ارسال تمام است |
| ناموفق (رد شده) | صورتحساب خطا داشت و ثبت نشد | فهرست خطاها را بخوانید، اصلاح کنید و دوباره بفرستید |
| پایان زمان پردازش | بررسی بیش از حد طول کشید و صورتحساب ثبت نشد | پیش از ارسال دوباره، مطمئن شوید ثبت نشده تا دو بار ثبت نشود |
| پیدا نشد | سامانه صورتحسابی با آن شماره پیگیری نمی‌شناسد | شماره را کنترل کنید و در گزارش ارسالی‌ها دنبالش بگردید |
یک نکته‌ی مهم: «موفق» یعنی ثبت شد، ولی ممکن است همراهش اخطار هم باشد. اخطار یعنی سامانه نکته‌ای را گزارش کرده، نه اینکه صورتحساب رد شده باشد.
وضعیت‌هایی که در پنل تیپینتا می‌بینید
پنل همین نتیجه‌ها را با برچسب‌های ساده‌تر نشان می‌دهد:
| وضعیت در پنل | یعنی | اقدام |
|---|---|---|
| نیازمند اصلاح | پیش از ارسال، اعتبارسنجی پنل خطا پیدا کرد؛ صورتحساب ارسال نشده و اعتباری هم کسر نشده | خطاها را اصلاح و دوباره ارسال کنید |
| در صف ارسال | صورتحساب ثبت شده و منتظر نوبت ارسال است | کاری لازم نیست |
| در حال پردازش | ارسال شده و سامانه در حال بررسی است | صبر کنید |
| ارسال موفق | سامانه مؤدیان صورتحساب را پذیرفت و شماره پیگیری داد | شماره پیگیری را در صورت نیاز ذخیره کنید |
| خطا در ارسال | سامانه صورتحساب را رد کرد | دلیل را در گزارش خطاها ببینید و اصلاح کنید |
همه‌ی جزئیات در بخش گزارش‌ها هست: «گزارش ارسالی‌ها» برای دیدن وضعیت و «گزارش خطاها» برای دلیل رد شدن. اگر پردازش طولانی شد، پنل خودش می‌گوید وضعیت را از گزارش ارسالی‌ها دنبال کنید.
بعد از ثبت: وضعیت صورتحساب در کارپوشه
صورتحساب موفق در کارپوشه‌ی مؤدی ثبت می‌شود و از آن به بعد در کارپوشه وضعیت دارد. راهنمای رسمی این وضعیت‌ها را نام می‌برد:
- تأیید شده و تأیید سیستمی
- در انتظار واکنش و عدم نیاز به واکنش
- رد شده و باطل شده
- عدم امکان واکنش
صادقانه بگوییم: راهنمای رسمی فقط نام این وضعیت‌ها را آورده و تعریفشان نکرده است، پس ما هم تعریف از خودمان نمی‌سازیم. برداشت ما این است که وضعیت‌های «واکنش» به مرحله‌ی تأیید خریدار در نوع اول برمی‌گردد (طبق سند، صورتحساب نوع اول در کارپوشه‌ی خریدار می‌نشیند و اگر خریدار تأیید کند، اعتبار مالیاتی برایش حساب می‌شود). اما این فقط برداشت است و تعریف رسمی نیست.
چیزی که سند صراحتاً می‌گوید، اثر این وضعیت‌ها بر صورتحساب‌های بعدی است:
| می‌خواهید... | قاعده‌ی سند |
|---|---|
| روی صورتحساب اصلاحی یا برگشتی، یک اصلاحی یا برگشتی دیگر بزنید | صورتحساب قبلی باید «تأیید شده»، «تأیید سیستمی» یا «عدم نیاز به واکنش» باشد |
| صورتحساب را ابطال کنید | روی صورتحساب با هر وضعیتی ممکن است. اگر اصلاحی یا برگشتی هم رویش خورده، آن باید «در انتظار واکنش» یا «رد شده» باشد |
| صورتحساب اصلاحی یا برگشتی روی آن «تأیید شده» است | صورتحساب اصلی ابطال‌شده حساب می‌شود و دیگر مرجع نمی‌شود |
برای جزئیات، مقایسه‌ی اصلاحی، ابطالی و برگشت از فروش و صورتحساب الکترونیک ابطالی را بخوانید. پنل تیپینتا هم برای اصلاحی یا برگشت فقط صورتحسابی را به‌عنوان مرجع می‌پذیرد که ارسالش موفق بوده باشد.
مشتری شما چه می‌بیند؟
- نوع اول: پس از ثبت موفق، صورتحساب بر اساس شماره اقتصادی خریدار در کارپوشه‌ی او می‌نشیند. اگر خریدار تأیید کند، برایش اعتبار مالیاتی حساب می‌شود. معنی‌اش این است که تا ارسال موفق نشده، به مشتری نگویید «صورتحساب شما ثبت شد». صورتحساب نوع اول را ببینید.
- نوع دوم: اطلاعات خریدار اختیاری است و برای خریدار اعتبار مالیاتی ندارد. وضعیت برای شما مهم است، نه برای مشتری. صورتحساب نوع دوم
- مشتری کنار شما ایستاده و اصرار دارد؟ می‌توانید شماره‌ی مالیاتی صورتحساب را به او بدهید، ولی «ثبت‌شده» بودنش را فقط بعد از دیدن «ارسال موفق» اعلام کنید.
اگر این وضعیت را دیدید، این کار را بکنید
- در حال بررسی یا در حال پردازش: چند دقیقه صبر کنید. دوباره نفرستید، چون ممکن است همان صورتحساب دوبار ثبت شود.
- موفق: کاری لازم نیست. اگر خریدار نوع اول است، می‌تواند در کارپوشه‌اش ببیند.
- رد شده: گزارش خطاها را باز کنید، هر خطا را بخوانید و درست کنید، سپس دوباره بفرستید. اگر خطا درباره‌ی شناسه کالا بود، خطاهای شناسه کالا و خدمت را ببینید.
- پایان زمان پردازش: قبل از هر کاری در گزارش ارسالی‌ها ببینید ثبت شده یا نه. فقط اگر ثبت نشده بود، دوباره بفرستید. این توصیه‌ی ماست، نه حکم سند.
- پیدا نشد: شماره پیگیری را کنترل کنید و اگر صورتحساب قدیمی است، در گزارش‌ها با تاریخ و شماره مالیاتی بگردید.
- در انتظار واکنش یا رد شده در کارپوشه: اگر می‌خواهید صورتحساب را ابطال یا اصلاح کنید، جدول بالا را ببینید و به سازمان یا حسابدارتان اتکا کنید.
اشتباه‌های رایج
- فرستادن دوباره‌ی صورتحسابی که هنوز «در حال بررسی» است.
- تصور اینکه «ارسال شد» یعنی «ثبت شد».
- نخواندن گزارش خطاها و ارسال بدون اصلاح.
- اعلام ثبت صورتحساب به مشتری پیش از «ارسال موفق».
- خلط کردن «ارسال موفق» (ثبت شد) با «تأیید شده» (وضعیت در کارپوشه).
پرسش‌های متداول
چرا صورتحسابم مدتی «در حال پردازش» می‌ماند؟
بررسی سامانه گاهی بیشتر از ۱۰ ثانیه طول می‌کشد. صبر کنید و در گزارش ارسالی‌ها نگاه کنید؛ دوباره ارسال نکنید.
فرق «ارسال موفق» و «تأیید شده» چیست؟
«ارسال موفق» یعنی سامانه صورتحساب را بدون خطا پذیرفت و ثبت کرد. «تأیید شده» وضعیتی است که صورتحساب بعداً در کارپوشه می‌گیرد و راهنمای رسمی تعریفش نکرده است. این دو یک چیز نیستند.
صورتحسابی که رد شده دوباره هزینه دارد؟
جواب قطعی از سند نداریم. اگر صورتحساب پیش از ارسال به‌خاطر خطای اعتبارسنجی «نیازمند اصلاح» شود، در پنل اعتباری کسر نمی‌شود. برای مورد رد شده از سامانه، به شرایط حساب‌تان در پنل نگاه کنید یا با پشتیبانی تماس بگیرید.
می‌شود صورتحسابی را که «در انتظار واکنش» است ابطال کرد؟
طبق سند، ابطال روی صورتحساب با هر وضعیتی ممکن است. اگر اصلاحی یا برگشتی هم روی آن زده شده، آن باید «در انتظار واکنش» یا «رد شده» باشد.
جمع‌بندی
ارسال شروع کار است. پس از آن، نتیجه را ببینید: در حال بررسی یعنی صبر، موفق یعنی ثبت شد، رد شده یعنی خطا را درست کنید و دوباره بفرستید. وضعیت‌های کارپوشه را با «موفق» قاطی نکنید و برای ابهام به اطلاعیه‌ی رسمی سازمان امور مالیاتی رجوع کنید. این مقاله مشاوره‌ی مالیاتی نیست. برای ادامه، راهنمای الگوها را ببینید.
نظرات ۰
هنوز نظری ثبت نشده است. اولین نفر باشید!