شروع کار: سه قدم تا اولین صورتحساب
اولین بار که وارد پنل می‌شوید، صفحه‌ی «شروع کار» مسیر زیر را نشان می‌دهد. تا وقتی شماره اقتصادی ثبت نکرده‌اید، بخش‌های ارسال صورتحساب، ارسال گروهی، لیست پرداختی‌ها، تراکنش‌های کسر شده، گزارشات، تنظیمات و کلید API با آیکون قفل نمایش داده می‌شوند و با کلیک روی آن‌ها به داشبورد برمی‌گردید.
- ثبت شماره اقتصادی. اطلاعات مؤدی و کلید/گواهی امضا را یک‌بار ثبت می‌کنید.
- افزایش اعتبار. هزینه‌ی هر صورتحساب از اعتبار حساب شما کسر می‌شود. اعتبار به شماره اقتصادی وابسته نیست و بین همه‌ی شماره‌ها مشترک است.
- ارسال صورتحساب. بعد از دو قدم قبل، فرم ارسال فعال می‌شود.
قبل از شروع این‌ها را آماده کنید: نام مؤدی یا شرکت، شماره اقتصادی، شناسه ملی، شناسه یکتای حافظه مالیاتی، کلید خصوصی و گواهی (PEM). برای ساخت کلید و CSR از راهنمای دریافت گواهی و کلید استفاده کنید.
در بالای بسیاری از صفحه‌ها انتخابگر «نمایش اطلاعات» هست. با آن اطلاعات را برای «همه‌ی شماره‌های اقتصادی» یا فقط یک شماره‌ی مشخص می‌بینید.
داشبورد
تصویر کلی وضعیت صورتحساب‌های شما. بازه را با دکمه‌های بالای صفحه روی ۷، ۳۰ یا ۹۰ روز می‌گذارید.
کارت‌های بالا
- ارسال‌شده امروز: تعداد صورتحساب‌های امروز.
- در صف پردازش: منتظر ارسال یا استعلام نهایی‌اند.
- ناموفق (نیاز به اصلاح): مواردی که باید اصلاح شوند. لینک «مشاهده در گزارش خطاها» شما را به گزارش کامل می‌برد.
- اعتبار باقی‌مانده: اگر در ۳۰ روز اخیر مصرف داشته‌اید، تخمین می‌زند با روند فعلی اعتبارتان حدود چند روز دیگر کافی است.
نمودارها و بخش‌ها
- روند ارسال صورتحساب: نمودار «کل ارسال» و «ناموفق» در بازه‌ی انتخابی. با کلیک روی هر مورد راهنما آن را نشان یا پنهان می‌کند.
- وضعیت صورتحساب‌ها: سهم هر وضعیت (تأیید شده، در صف و ارسال، رد شده توسط سامانه، ناموفق به‌دلیل خطای داده).
- گزارش لحظه‌ای: صورتحساب‌های امروز و رویدادهای اخیر، همراه با نمودار ارسال در هر دقیقه‌ی ۳۰ دقیقه‌ی اخیر.
- پرتکرارترین خطاها: دلایل اصلی رد شدن همراه با «اصلاح پیشنهادی»، مثل شناسه کالا/خدمت نامعتبر، مغایرت محاسبه‌ی مالیات یا مغایرت جمع اقلام و مبلغ کل.
- تفکیک بر اساس شماره اقتصادی: سهم هر شماره از ارسال‌ها. با کلیک روی یک شماره، «نمایش فقط این شماره» فعال می‌شود.
ثبت شماره اقتصادی
این بخش فهرست شماره‌های اقتصادی شماست (هر ردیف: وضعیت و محیط، نوع مؤدی، نام مؤدی/شعبه، شماره اقتصادی، شناسه حافظه مالیاتی، شناسه/کد ملی و تاریخ ثبت). بالای فهرست جستجو (نام مؤدی، شماره اقتصادی یا شناسه ملی) و فیلتر وضعیت، محیط و نوع مؤدی دارید.
ثبت شماره‌ی جدید
- دکمه‌ی «ثبت شماره اقتصادی جدید» را بزنید.
-
محیط را انتخاب کنید:
- آزمایشی: ارسال به سامانه‌ی آزمایشی مودیان؛ بدون اثر مالیاتی. پیشنهاد می‌شود اول از اینجا شروع کنید.
- عملیاتی: ارسال به سامانه‌ی اصلی؛ صورتحساب‌ها رسمی‌اند و اثر مالیاتی دارند.
- نوع مؤدی را مشخص کنید: شخص حقوقی، شخص حقیقی، مشارکت مدنی یا اتباع غیرایرانی. طول شماره اقتصادی و شناسه ملی بر اساس همین نوع کنترل می‌شود.
- نام مؤدی/شرکت (الزامی) و نام شعبه (اختیاری) را بنویسید.
- شماره اقتصادی، شناسه ملی و شناسه یکتای حافظه مالیاتی (۶ نویسه، انگلیسی یا عدد) را وارد کنید. هر سه الزامی‌اند.
-
نوع امضا را انتخاب کنید:
- با گواهی امضا: هم کلید خصوصی (PEM) و هم گواهی (PEM) لازم است.
- بدون گواهی (فقط کلید): فقط کلید خصوصی لازم است، به شرط اینکه کلید عمومی متناظر را در کارپوشه‌ی سامانه مودیان ثبت کرده باشید.
- تیک «این شماره اقتصادی فعال باشد» را نگه دارید تا در ارسال صورتحساب قابل انتخاب باشد و «ثبت شماره اقتصادی» را بزنید.
نکته‌های مهم
- هر شماره‌ی اقتصادی را می‌توانید یک‌بار آزمایشی و یک‌بار عملیاتی ثبت کنید؛ شناسه حافظه، کلید و گواهی هرکدام جداست.
- برای تغییر کلید یا گواهی در ویرایش، هر دو را با هم وارد کنید.
- اگر برای یک شماره صورتحساب ثبت شده باشد، محیط و خود شماره‌ی اقتصادی دیگر قابل تغییر نیست؛ برای محیط دیگر شماره را جداگانه ثبت کنید.
- «غیرفعال‌سازی» شماره را از ارسال صورتحساب کنار می‌گذارد و هر زمان می‌توانید دوباره فعالش کنید. «حذف» همراه با کلید و گواهی برای همیشه است؛ برای شماره‌ی عملیاتی باید ۴ رقم آخر شماره اقتصادی را برای تأیید بنویسید.
ارسال صورتحساب (ویزارد)
فرم ارسال صورتحساب را مرحله‌به‌مرحله جلو می‌برد. بالای فرم تاریخ و زمان صدور را مشخص می‌کنید و با «مرحله بعد» و «مرحله قبل» حرکت می‌کنید.
- کد اقتصادی ارسال‌کننده. مشخص کنید صورتحساب زیر کدام شماره اقتصادی ثبت‌شده‌ی شما ارسال شود. اطلاعات فروشنده خودکار پر می‌شود.
- موضوع و نوع صورتحساب. موضوع: اصلی، اصلاحی، ابطالی یا برگشت از فروش. نوع: اول، دوم یا سوم، و الگو (فروش، فروش ارز، طلا و جواهر، قرارداد پیمانکاری، قبوض خدماتی، بلیط هواپیما، صادرات، بارنامه، فرآورده‌های نفتی، بورس کالا، خدمات بیمه‌ای، فروش زنجیره). در نوع دوم و سوم فقط الگوهای فروش، طلا و جواهر، فرآورده‌های نفتی و خدمات بیمه‌ای مجازند.
- خریدار. نوع شخص خریدار (حقیقی، حقوقی، مشارکت مدنی یا اتباع غیرایرانی) و نام، شماره اقتصادی یا کد/شناسه ملی و کد پستی را وارد کنید. اگر برای خریدار شماره اقتصادی یا «شناسه + کد پستی» الزامی باشد، فرم خطای مربوط را نشان می‌دهد.
- اقلام کالا/خدمت. شناسه کالا/خدمت باید دقیقاً ۱۳ رقم باشد؛ با جستجو می‌توانید آن را پیدا کنید (راهنما: جستجوی شناسه کالا و خدمت). برای هر ردیف شرح، تعداد، مبلغ واحد، تخفیف و نرخ مالیات را بنویسید. جمع‌ها (قبل و بعد از تخفیف، مالیات بر ارزش افزوده، سایر مالیات و عوارض، مبلغ کل) خودکار محاسبه می‌شوند.
- پرداخت و روش تسویه. در نوع اول روش تسویه الزامی است؛ در «نقد/نسیه» هر دو مبلغ باید بیشتر از صفر باشند و مجموعشان با مبلغ بعد از تخفیف برابر شود. در نوع دوم تسویه نقدی فرض می‌شود. در نوع سوم ثبت اطلاعات پایانه‌ی پرداخت (سوئیچ، پذیرنده، پایانه، پیگیری، کارت پرداخت‌کننده و ...) الزامی است.
- بازبینی نهایی. خلاصه را بررسی کنید و «ثبت و ارسال» را بزنید.
بعد از زدن «ثبت و ارسال»
- صورتحساب اعتبارسنجی و ثبت می‌شود و برای ارسال به سامانه مودیان در صف قرار می‌گیرد. هزینه‌اش از اعتبار شما کسر می‌شود. صفحه را تا پایان اعتبارسنجی نبندید.
- اگر اعتبارسنجی رد شود، بدون کسر اعتبار با وضعیت «نیازمند اصلاح» ثبت می‌شود. خطاها را می‌بینید و با «بازگشت و اصلاح» درست‌شان می‌کنید.
- اگر اعتبار کافی نباشد هم صورتحساب «نیازمند اصلاح» ثبت می‌شود؛ بعد از افزایش اعتبار دوباره ارسال کنید.
- اگر مبلغ بسیار بیشتر از معمول آن شماره اقتصادی باشد، هشدار می‌گیرید و می‌توانید «مبلغ درست است، ارسال شود» یا «بازگشت و ویرایش مبلغ» را بزنید.
- بعد از موفقیت، شماره یکتای مالیاتی (با دکمه‌ی کپی) نمایش داده می‌شود. پیگیری کامل در گزارش ارسالی‌ها است.
اصلاحی، ابطالی و برگشت از فروش
صورتحساب ارسال‌شده مستقیم ویرایش نمی‌شود. این سه سند را از «گزارش ارسالی‌ها» و منوی عملیات هر ردیف شروع می‌کنید. در این حالت فقط شماره مالیاتی صورتحساب مرجع را می‌نویسید و با «مرحله بعد» مشخصات و اقلام از خود مرجع خوانده می‌شود. مرجع باید با موفقیت ثبت شده و متعلق به حساب شما باشد.
- اصلاحی: برای درست کردن اطلاعات یک صورتحساب ارسال‌شده.
- برگشت از فروش: «مانده‌ی فروش پس از برگشت» را ثبت می‌کنید، نه تعداد برگشتی را. مثلاً اگر ۴ عدد از ۱۰ عدد برگشت خورد، تعداد ۶ را بنویسید. اگر کل صورتحساب برگشت می‌خورد، به‌جای برگشت از فروش آن را «ابطال» کنید.
- ابطالی: برگشت کامل کل صورتحساب.
ارسال گروهی (Excel)
برای ثبت تعداد زیادی صورتحساب از فایل اکسل استفاده کنید. همه‌ی ردیف‌ها ثبت می‌شوند؛ موارد معتبر به صف ارسال می‌روند و موارد دارای خطا برای اصلاح در همین صفحه می‌مانند.
- بارگذاری فایل. فایل را طبق قالب نمونه‌ی سیستم آماده و بارگذاری کنید. ستون tins شماره اقتصادی هر ردیف را مشخص می‌کند؛ برای ردیف‌هایی که این ستون را ندارند، «شماره اقتصادی پیش‌فرض» بالای صفحه استفاده می‌شود. سپس «بارگذاری و بررسی» را بزنید.
- بررسی اولیه. تعداد صورتحساب‌های ثبت‌شده، بدون خطا، نیازمند اصلاح و تکراری (قبلاً ثبت‌شده)، جمع مبلغ و هزینه‌ی تقریبی در مقایسه با اعتبار شما نمایش داده می‌شود. تا «شروع ثبت و ارسال» را نزنید هیچ هزینه‌ای کسر نمی‌شود و چیزی ارسال نمی‌شود. اگر ادامه نمی‌دهید «انصراف» را بزنید.
- پیگیری نتیجه. بعد از شروع، صفحه خودکار تازه می‌شود (با «تازه‌سازی» هم می‌توانید دستی به‌روز کنید) و وضعیت هر صورتحساب را نشان می‌دهد: در صف، در حال ارسال، منتظر استعلام، تأیید نهایی، خطا، نیاز به اصلاح، نیاز به تأیید مبلغ و منتظر اعتبار. فهرست بارگذاری‌های قبلی در همین صفحه می‌ماند.
عملیات گروهی روی نتیجه
- تلاش دوباره‌ی همه‌ی «نیاز به اصلاح»: همه دوباره اعتبارسنجی می‌شوند؛ مثلاً بعد از ثبت شماره اقتصادی یا اصلاح اطلاعات پایه.
- تأیید مبلغ همه: برای صورتحساب‌هایی که مبلغشان بیش از معمول است؛ فقط اگر مطمئنید مبلغ‌ها درست است.
- ادامه بعد از افزایش اعتبار: اگر وسط کار اعتبار تمام شد، شارژ کنید و ادامه دهید.
- حذف موارد دارای خطا: این موارد از دسته حذف می‌شوند و ارسال نمی‌شوند؛ موارد ثبت‌شده دست نمی‌خورند.
- اصلاح یکجا: اگر یک خطا در چند صورتحساب تکرار شده، فیلد مربوطه را انتخاب و مقدار جدید را وارد کنید تا روی همه اعمال و دوباره اعتبارسنجی شوند.
مالی: افزایش اعتبار و تراکنش‌ها
افزایش اعتبار
بالای صفحه «اعتبار فعلی»، «هزینه‌ی هر صورتحساب» و تعداد صورتحساب‌های قابل ارسال با اعتبار فعلی را می‌بینید.
- مبلغ را از دکمه‌های مبلغ آماده انتخاب کنید یا مبلغ دلخواه را به ریال بنویسید. حداقل و حداکثر مبلغ هر پرداخت در صفحه نوشته شده است.
- «ادامه و پرداخت» را بزنید تا به درگاه امن بانکی بروید.
- بعد از پرداخت موفق، اعتبار شما افزایش می‌یابد.
اگر پرداخت لغو شد و مبلغی کسر شده بود، معمولاً ظرف ۷۲ ساعت توسط بانک بازگردانده می‌شود. اگر نتیجه هنوز تأیید نشده بود، چند دقیقه بعد اعتبار را بررسی کنید و در صورت نیاز تیکت بفرستید.
لیست پرداختی‌ها
تاریخچه‌ی افزایش اعتبارهای شما: وضعیت (موفق، ناموفق، در انتظار)، شناسه پرداخت، تاریخ، مبلغ، روش پرداخت و کد پیگیری. برای پیگیری با بانک یا پشتیبانی از کد پیگیری استفاده کنید.
تراکنش‌های کسر شده
دفتر تراکنش‌های اعتبار شما. هر ردیف نوع تراکنش (افزایش اعتبار، کسر از اعتبار، بازگشت اعتبار یا اصلاح دستی)، شماره یکتای مالیاتی صورتحساب مرتبط، تاریخ، مبلغ و مانده پس از تراکنش را دارد. برای کنترل مصرف و تطبیق با ارسال‌ها از این صفحه استفاده کنید.
گزارشات
گزارش ارسالی‌ها
فهرست همه‌ی صورتحساب‌ها با وضعیت هر ارسال:
- ارسال موفق: در سامانه مودیان تأیید شده است.
- در حال پردازش و در صف ارسال: منتظر ارسال یا نتیجه‌اند.
- خطا در ارسال: رد شده است؛ علت را در جزئیات ببینید.
- نیازمند اصلاح: اعتبارسنجی نشده و هزینه‌ای کسر نشده است.
با «فیلترها» می‌توانید بر اساس وضعیت، موضوع سند، الگو و کانال ثبت (ویزارد، اکسل یا API) جستجو کنید. در ستون «ابزار» هر ردیف، بسته به وضعیت این کارها هست:
- مشاهده کامل: اقلام، پرداخت‌ها، خطاها و هشدارهای اعتبارسنجی، زنجیره‌ی اسناد مرتبط و مسیر ارسال به سامانه مودیان.
- ویرایش و ارسال: برای صورتحساب‌های نیازمند اصلاح؛ در ویزارد باز می‌شود.
- حذف پیش‌نویس: فقط برای صورتحسابی که هنوز ارسال نشده و برای همیشه پاک می‌شود.
- ثبت اصلاحیه، ثبت برگشت از فروش، ابطال: برای صورتحساب‌های ارسال‌شده.
گزارش خطاها
بازه را روی ۷، ۳۰ یا ۹۰ روز بگذارید. بالای صفحه «پرتکرارترین علت‌ها» را می‌بینید؛ جدول پایین نوع خطا را مشخص می‌کند:
- خطای اعتبارسنجی: پیش از ارسال در کنترل‌های تیپینتا رد شده است؛ اطلاعات را اصلاح و دوباره ثبت کنید.
- رد در ارسال: سامانه مودیان هنگام ارسال صورتحساب را نپذیرفته است.
- رد در استعلام: ارسال شده، اما استعلام نهایی خطا یا رد برگردانده است.
تنظیمات
پروفایل
نام نمایشی (حداقل ۲ نویسه) و ایمیل (اختیاری) را ویرایش می‌کنید. شماره موبایل برای ورود به پنل است و از اینجا قابل تغییر نیست؛ برای تغییر آن تیکت پشتیبانی ثبت کنید.
امنیت
برای تغییر رمز، رمز فعلی، رمز جدید و تکرار آن را وارد کنید. رمز جدید باید بین ۸ تا ۱۲۸ نویسه و متفاوت از رمز فعلی باشد. بعد از تغییر رمز، نشست‌های دیگر شما بسته می‌شوند و همین نشست ادامه پیدا می‌کند.
اعلان‌ها (هشدار اعتبار کم)
مبلغی را به ریال تعیین کنید؛ وقتی اعتبار از آن کمتر شود به شما خبر داده می‌شود تا ارسال‌ها به‌دلیل تمام شدن اعتبار متوقف نشود. برای فعال‌کردن هشدار، مبلغ باید بیشتر از صفر و حداقل یک روش اطلاع‌رسانی فعال باشد.
هشدار مبلغ
اگر مبلغ یک صورتحساب بسیار بیشتر از معمول همان شماره اقتصادی باشد، پیش از ثبت هشدار می‌گیرید. این هشدار فقط مشورتی است و ارسال را قفل نمی‌کند. محدوده‌ی «معمول» از صورتحساب‌های فروش اخیر هر شماره محاسبه می‌شود و اگر هنوز تاریخچه‌ی کافی نیست می‌توانید سقف دستی بگذارید. حساسیت (کم، متوسط، زیاد) مشخص می‌کند هشدار از چه ضریبی بالاتر از مبلغ‌های معمول شروع شود.
کلید API
اگر نرم‌افزار حسابداری یا فروشگاه شما باید مستقیم با سامانه کار کند، از این بخش کلید بسازید.
- «نام کلید» را بنویسید (حداقل ۲ نویسه) و برای تأیید رمز فعلی پنل را وارد کنید.
- بعد از ساخت، کلید را همان لحظه کپی کنید و در جای امن نگه دارید. کلید فقط یک‌بار نمایش داده می‌شود؛ اگر گم شد باید کلید جدید بسازید.
- نرم‌افزار شما با ارسال شماره موبایل، رمز پنل و کلید API به آدرس
/auth/tokenتوکن می‌گیرد و توکن را در هدرAuthorization: Bearer ...می‌فرستد. توکن مدتی اعتبار دارد و بعد از آن باید دوباره گرفته شود.
جدول کلیدها نام، وضعیت، تاریخ ساخت و آخرین استفاده را نشان می‌دهد. با «لغو» یک کلید، برنامه‌هایی که از آن استفاده می‌کنند حداکثر تا ۳۰ ثانیه بعد دسترسی‌شان را از دست می‌دهند و این کار برگشت‌پذیر نیست.
پشتیبانی
ارسال تیکت
- موضوع را بنویسید.
- دسته‌بندی را انتخاب کنید: مشکل در ارسال صورتحساب، مالی و پرداخت، شماره اقتصادی و گواهی، راهنمایی و سؤال، یا سایر.
- در صورت ارتباط، «شماره اقتصادی مرتبط» را انتخاب کنید (اختیاری).
- اولویت را مشخص کنید: کم، متوسط یا زیاد.
- متن پیام را بنویسید و «ارسال تیکت» را بزنید.
لیست تیکت‌ها
هر تیکت شماره، موضوع، دسته‌بندی، اولویت و آخرین به‌روزرسانی دارد. با باز کردن تیکت گفتگو را می‌بینید و می‌توانید پاسخ بنویسید. با «بستن تیکت» دیگر نمی‌توانید در آن پاسخ جدید بفرستید؛ اگر مسئله‌ای باقی ماند، تیکت جدید ثبت کنید.
سؤالات متداول
چرا بعضی بخش‌های پنل قفل است؟
تا وقتی شماره اقتصادی ثبت نکرده‌اید، بخش‌های ارسال صورتحساب، ارسال گروهی، پرداختی‌ها، تراکنش‌های کسر شده، گزارشات، تنظیمات و کلید API قفل‌اند. بعد از ثبت اولین شماره اقتصادی همه باز می‌شوند.
اگر اعتبار کافی نباشد چه می‌شود؟
صورتحساب با وضعیت «نیازمند اصلاح» ثبت می‌شود و چیزی از شما کسر نمی‌شود. بعد از افزایش اعتبار می‌توانید همان صورتحساب را دوباره ارسال کنید.
آیا بعد از ارسال می‌توانم صورتحساب را ویرایش کنم؟
خیر. صورتحساب ارسال‌شده مستقیم ویرایش نمی‌شود. برای تغییر آن باید صورتحساب اصلاحی، برگشت از فروش یا ابطال ثبت کنید.
تفاوت محیط آزمایشی و عملیاتی چیست؟
محیط آزمایشی به سامانه‌ی آزمایشی مودیان وصل است و صورتحساب‌هایش اثر مالیاتی ندارد. محیط عملیاتی به سامانه‌ی اصلی وصل است و صورتحساب‌ها رسمی‌اند. پیشنهاد می‌شود اول در محیط آزمایشی تمرین کنید.
کلید API را گم کرده‌ام، چه کنم؟
کلید فقط یک بار هنگام ساخت نمایش داده می‌شود و قابل بازیابی نیست. کلید قبلی را لغو و کلید جدید بسازید.
پرداخت انجام نشد ولی پول کم شد؟
مبلغ معمولاً ظرف ۷۲ ساعت توسط بانک بازگردانده می‌شود. اگر اعتبار شما اضافه نشده و مبلغ برنگشت، با کد پیگیری پرداخت تیکت پشتیبانی ثبت کنید.
آماده‌اید اولین صورتحساب را بفرستید؟
شماره اقتصادی را ثبت کنید، اعتبار بخرید و صورتحساب‌هایتان را پیش از ارسال به سامانه مودیان کنترل کنید.
تیپینتا سامانه‌ی رسمی سازمان امور مالیاتی نیست. مراحل و الزامات را همیشه با راهنمای رسمی my.tax.gov.ir تطبیق دهید. ظاهر پنل ممکن است با به‌روزرسانی‌ها اندکی تغییر کند.