صورتحساب ابطالی چیست؟ چه زمانی و چگونه صورتحساب را باطل کنیم؟
صورتحساب ابطالی چیست و در چه چهار موقعیتی مجاز است؟ شرط‌ها، شماره مالیاتی مرجع، تفاوت با اصلاحی و مراحل ابطال صورتحساب در سامانه مؤدیان را بخوانید.
فرض کنید صورتحسابی صادر کرده‌اید و چند ساعت بعد، مشتری زنگ می‌زند: «این فاکتور باید به نام شرکت دیگری باشد.» یا حسابدار می‌گوید: «تاریخ معامله را اشتباه زده‌ایم.» صورتحساب در سامانه مؤدیان ثبت شده و دیگر نمی‌شود مثل یک فایل ورد، ویرایشش کرد. اینجاست که صورتحساب ابطالی وارد ماجرا می‌شود. در این مقاله به زبان ساده توضیح می‌دهیم صورتحساب ابطالی چیست، دقیقاً چه موقع باید صورتحساب را باطل کرد، چه چیزی در آن می‌نویسید و چه قواعدی دارد.
صورتحساب ابطالی یعنی چه؟
بر اساس سند فنی سامانه مؤدیان، صورتحساب ابطالی صورتحسابی است که پس از صدور یک صورتحساب (اصلی، اصلاحی یا برگشت از فروش) و در شرایط خاص، برای باطل‌کردن آن صادر می‌شود. این صورتحساب باید از نظر نوع و الگو با صورتحساب مرجع یکی باشد و شماره منحصربه‌فرد مالیاتی مرجع را در خود داشته باشد (فیلد irtaxid، ۲۲ نویسه).
اگر هنوز با خود مفهوم صورتحساب آشنا نیستید، پیشنهاد می‌کنیم اول صورتحساب الکترونیک چیست؟ را بخوانید.
چهار موقعیتی که فقط ابطال جواب می‌دهد
ابطال را نمی‌شود برای هر اشتباهی به کار برد. سند فقط چهار شرط را مجاز می‌داند:
۱. تغییر اطلاعات خریدار
شماره اقتصادی، کد ملی، کد پستی یا هر مشخصه‌ی دیگر خریدار اشتباه ثبت شده است. چون این اطلاعات با صورتحساب اصلاحی قابل تغییر نیست، راهش ابطال مرجع و صدور صورتحساب تازه است.
۲. بازگشت تمام اقلام
مشتری همه‌ی کالاهای صورتحساب را برگردانده است. اگر فقط بخشی برگشته باشد، سراغ برگشت از فروش بروید؛ ابطال برای بازگشت «تمام» اقلام است.
۳. عدم تحقق معامله
معامله اصلاً انجام نشده است، به‌شرط اینکه این موضوع بر اساس اسناد و مدارک مثبته احراز شود. فقط ادعا کافی نیست.
۴. اشتباه در تاریخ معامله
منظور تاریخ درج‌شده در فیلد «تاریخ و زمان صدور» (و در صورت اجباری‌بودن، «تاریخ و زمان ایجاد» صورتحساب) است.
ابطالی یا اصلاحی؟ پنج سؤال برای تصمیم
قبل از هر اقدامی، از خودتان این سؤال‌ها را به ترتیب بپرسید (نسخه‌ی کامل‌تر: تفاوت صورتحساب اصلاحی، ابطالی و برگشت از فروش):
- آیا اشتباه در اطلاعات خریدار است؟ ← ابطال و صدور صورتحساب جدید.
- آیا تاریخ معامله غلط ثبت شده؟ ← ابطال.
- آیا معامله انجام نشده یا همه‌ی کالاها برگشته؟ ← ابطال.
- آیا فقط بخشی از کالا برگشته؟ ← صورتحساب برگشت از فروش.
- آیا تعداد یا مقدار یک ردیف اشتباه ثبت شده یا اطلاعاتی به‌جز موارد بالا باید درست شود؟ ← احتمالاً صورتحساب اصلاحی.
در صورتحساب ابطالی چه چیزی می‌نویسید؟
خبر خوب اینکه کار شما کمتر از چیزی است که فکر می‌کنید. در صورتحساب ابطالی، نوع و الگوی صورتحساب، اطلاعات خریدار و همه‌ی اقلام کالا و خدمت از صورتحساب مرجع خوانده می‌شود و لازم نیست در فایل جیسون ابطالی دوباره بیاید. چیزی که حتماً باید داشته باشید، شماره منحصربه‌فرد مالیاتی صورتحساب مرجع است. در پنل تیپینتا هم برای ابطال فقط همین شماره لازم است و بقیه از خود مرجع برداشته می‌شود.
بعد از ابطال، چه بر سر صورتحساب مرجع می‌آید؟
- ابطالی را می‌توان روی صورتحساب مرجع با هر وضعیت صادر کرد. اگر روی مرجع، صورتحساب ارجاعی (اصلاحی یا برگشت از فروش) هم صادر شده باشد، ابطال زمانی ممکن است که آن ارجاعی «در انتظار واکنش» یا «رد شده» باشد.
- اگر آن ارجاعی «تأیید شده» باشد، مرجع ابطال‌شده محسوب می‌شود و دیگر نمی‌توان از آن به‌عنوان مرجع استفاده کرد.
- ابطالی را نمی‌شود مرجع قرار داد. یعنی نمی‌توانید روی یک صورتحساب ابطالی، صورتحساب دیگری ارجاع بدهید. راه درست، صدور یک صورتحساب جدید است.
- اگر مرجعی را ابطال کنید، اصلاحی‌ها و برگشت از فروش‌های تأییدنشده‌ی آن (اگر باشد) خودکار باطل می‌شوند.
شرط‌هایی که سامانه کنترل می‌کند
- شماره مرجع الزامی، معتبر و ۲۲ نویسه است و صورتحسابی با آن شماره قبلاً صادر شده است.
- کارپوشه‌ی صادرکننده‌ی ابطالی با کارپوشه‌ی ثبت‌کننده‌ی مرجع یکی است.
- تاریخ صدور ابطالی همزمان یا بعد از تاریخ مرجع است (اول تاریخ و بعد زمان بررسی می‌شود).
- بازه‌های زمانی مجاز ابطال، که سازمان امور مالیاتی اعلام می‌کند، رعایت شده است.
- فاصله‌ی ثبت تا ارسال صورتحساب به سامانه از مهلت مجاز بیشتر نیست.
استثناهای مهم بعضی الگوها
| الگو | نکته‌ی ابطال |
|---|---|
| صادرات | تاریخ و زمان صدور ابطالی باید از تاریخ کوتاژ اظهارنامه گمرکی بزرگ‌تر یا مساوی آن باشد. |
| بورس اوراق بهادار مبتنی بر کالا | اگر برچسب «تأیید شده» (تطابق با اعلامیه فروش بورس) روی صورتحساب اصلی خورده باشد، فقط می‌توان آن را با ابطالی مرجع قرار داد، نه با اصلاحی. |
| قبوض خدماتی | فیلد شماره اشتراک یا شناسه قبض بهره‌بردار در اصلاحی، ابطالی و برگشت از فروش وضعیت «خارج از الگو» دارد. |
گام‌به‌گام: چگونه یک صورتحساب را باطل کنیم؟
- شماره منحصربه‌فرد مالیاتی صورتحساب مرجع را پیدا کنید.
- مطمئن شوید یکی از چهار شرط مجاز ابطال برقرار است.
- صورتحساب ابطالی بسازید و شماره مرجع را وارد کنید.
- پیش از ارسال، قواعد را کنترل کنید و بعد به سامانه مؤدیان بفرستید.
- وضعیت را استعلام کنید. اگر اشتباه مربوط به خریدار یا تاریخ بود، حالا صورتحساب درست را از نو صادر کنید.
پنج خطای رایج
- باطل‌کردن به‌جای برگشت از فروش: وقتی فقط بخشی از کالا برگشته است.
- مرجع قراردادن ابطالی: از صورتحساب ابطالی نمی‌شود دوباره به‌عنوان مرجع استفاده کرد.
- تاریخ قبل از مرجع: تاریخ ابطالی نباید از تاریخ مرجع زودتر باشد.
- کارپوشه‌ی متفاوت: ابطال باید از همان کارپوشه‌ای انجام شود که مرجع را ثبت کرده است.
- دیر اقدام‌کردن: بازه‌ی مجاز ابطال را سازمان تعیین می‌کند و گذشتن از آن یعنی رد شدن صورتحساب.
سه پرسش کوتاه
بعد از ابطال می‌توانم دوباره صورتحساب درست را صادر کنم؟
بله. برای اشتباه در اطلاعات خریدار، شناسه کالا و خدمت یا نرخ ارزش افزوده، همین مسیر پیشنهاد سند است: ابطال مرجع و صدور صورتحساب جدید.
آیا می‌توانم ابطال را لغو کنم؟
صورتحساب ابطالی قابل استفاده به‌عنوان مرجع نیست؛ پس لغو‌کردن آن راه ندارد و باید صورتحساب تازه‌ای صادر کنید.
برای ابطال باید همه‌ی اطلاعات صورتحساب را دوباره وارد کنم؟
خیر. نوع، الگو، اطلاعات خریدار و اقلام از مرجع خوانده می‌شود و شماره مالیاتی مرجع کافی است.
جمع‌بندی
ابطال، قوی‌ترین ابزار اصلاح در سامانه مؤدیان است: کل صورتحساب را باطل می‌کند، پس فقط در چهار موقعیت مجاز و با رعایت قواعد مرجع و زمان به کار می‌رود. اگر اشتباهتان کوچک‌تر است، ممکن است صورتحساب اصلاحی کافی باشد. برای شناخت نوع‌ها هم مقاله‌های نوع اول، نوع دوم و نوع سوم را ببینید.
نظرات ۰
هنوز نظری ثبت نشده است. اولین نفر باشید!